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云合同

合同管理通用思路

 

(一)通用企业合同的管理分为四个阶段:合同准备阶段、合同签署阶段、合同履行阶段和合同归档阶段。

(二)与此对应的一般企业合同管理的通用流程:合同准备-合同谈判-合同签署-合同履行-合同归档和调阅

二、年金管理合同思路

1.年金合同管理的特点

第一、重点基础管理工作,流程性要求高,制度性要强

第二、文本标准化程度较高,监管报备要求明确

第三、内外部检查和审计重点,涉及法律风险和操作风险

第四、贯穿年金项目运作全流程,管理周期长、经办要求高

2.年金合同管理的流程

合同准备-合同谈判-合同签署-合同履行(合同报备和合同修订)

三、年金合同管理重点环节

结合企业年金相关管理和合同管理实际,梳理出六个重要工作环节,分别是:合同谈判、文本审核、签署用印、监管报备、运营移交和档案管理。

1.合同谈判

对外:配合项目经理与委托人、受托人及其他管理机构就合同内容进行沟通、确认;

对内:业务审核—复核—法律审核—部门沟通;

2.文本审核

第一、合同内容完整性要求。重要条款必须完善、准确,不能有缺失和表述不清楚的情况。

第二、合同信息一致性要求。受托管理合同作为计划管理的主合同,其重要条款信息必须包括其他管理合同信息并与其他管理合同信息保持一致。

第三、合同条款及时性要求。合同文本必须与时俱进,及时就新的年金法律法规进行更新,并定期由公司法务、风控部门下发执行,以确保合同条款与现行政策法规保持一致。

第四、合同形式多样性要求。年金合同作为具有法律效力的文本,除了人社部下发的合同指引版本外,还可以根据项目管理的实际需要,制定相关的补充协议文本形式,以满足项目管理的多样性需求。

第五、合同表述专业性要求。年金管理合同条款的表述具备法律效力,所有拟定的内容必须能够准确、专业的表达签署各方的法律职责和义务,不能使用白话和俗语,不能存在明显的权责不对等的情况,因此需要公司法务部门协助审核。

3.签署用印

需要重点注意:

第一、签署有权人要求。法人及授权代表,如有是授权代表,一定要索要和保存《授权书》;

第二、合同印章要求。合同签署最好要求各方使用公司公章,对于部分机构采用的是合同签署专用章也是可以的,但最好索要相关用印的授权文件。

第三、合同制作要求。为防止各方串改内容,合同制作最好由受托人统一完成,电子版建议采用PDF格式做定稿版本,并发各方确认。

第四、合同邮寄要求。登记各方联系人及邮寄地址,科学设计邮寄路线,及时通知各方查收,确保合同邮寄安全。

4.监管报备

需要重点注意:

第一、严格按照《人力资源社会保障部办公厅关于进一步做好企业年金方案备案工作的意见》(人社厅发〔2014〕60号)等政策法规要求办理;

第二、加强与监管的沟通,必要时以报告和说明形式协调特殊项目需求。

第三、及时配合受托项目经理推进报备工作,防控政策和操作性风险。

5.运营移交

需要重点注意:配合项目管理,及时、完整的移交运营部门。

6.档案管理

需要重点注意:

第一、纸质合同及时整理、归档,并登记合同台账;

第二、同步留存电子档案,定期进行安全备份;

第三、定期梳理合同台账,完善合同台账信息;

第四、建立合同调阅工作制度,严格执行避免遗失;

第五、配合市场经营分析需要,定期形成项目管理报告。

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